先看清材料
确认工作表、行列、字段、空值、重复、格式和逻辑异常。
WORKBUDDY LESSON
让 WorkBuddy 整理真实办公数据和文档
PART 01 / 项目说明
100 行乱数据，先别急着整理
课程里的“客户数据库”指 CRM 导出的 Excel 或 CSV，不是 MySQL、SQL Server 一类程序数据库。案例表有 100 条客户记录和 10 个字段，具体问题不提前公布，先让 WorkBuddy 自己检查。
本集实操
100 行复杂 CRM 客户数据
- 输入
- 《WorkBuddy第3集_100行复杂CRM客户数据_原始.xlsx》，100 条客户记录，10 个字段。
- 执行
- 先检查材料，再确认数据口径；规则明确后执行清洗，随后验收并局部修复。
- 产物
- 《CRM客户数据_清洗结果.xlsx》与《客户业务跟进简报.docx》。
- 核验
- 原始文件保持不变；行数变化有说明；所有冲突、异常和推测都能回到来源。
再确认口径
把问题分成可自动标准化、需要人工确认和缺少依据三类。
规则确定后再改
只在新文件中清洗，原文件不覆盖，冲突和异常单独保留。
不要只看“已完成”
检查行数、格式、异常清单和随机样本，出错时只修局部。
PART 02 / 第一步
只做数据体检，不修改文件
先确认 WorkBuddy 是否正确识别 100 条数据、10 个字段和各类问题。基础读取没有通过，就不要继续批量处理。
可复制提示词 01
数据体检
请读取我提供的《WorkBuddy第3集_100行复杂CRM客户数据_原始.xlsx》。 现在先不要修改、删除、覆盖或生成清洗后的文件。第一步只做“数据质量检查”，并向我回报： 1. 文件中有几个工作表； 2. 每个工作表有多少行、多少列； 3. 10 个字段分别是什么； 4. 每个字段的数据类型和主要格式； 5. 哪些字段存在空值，分别有多少个； 6. 是否存在重复的客户编号； 7. 是否存在不同客户编号却使用同一个手机号； 8. 手机号是否存在格式不统一、位数异常或字符异常； 9. 地区是否存在同一地区多种写法、空格、简称或省市混写； 10. 注册日期和最近联系日期是否存在格式不统一、无法识别或逻辑异常； 11. 客户阶段是否存在同义写法、拼写错误、英文状态或其他异常值； 12. 负责人是否存在空值、空格、部门后缀或多人混写； 13. 预计成交金额是否存在空值、文本金额、货币符号、负数或异常大值； 14. 来源渠道是否存在同一渠道多种写法、英文缩写、空值或无法判断的值； 15. 还有哪些我没有列出、但你认为需要人工确认的数据质量问题。 请先输出一份《数据质量检查结果》。这一阶段只检查，不执行清洗。不要自行决定重复数据应该删除哪一条，也不要自行补全缺失值。完成检查后停止，等我确认下一步规则。
这一步先核对四件事
- 是否识别出 100 条客户数据
- 10 个字段名称是否准确
- 空值、重复与手机号问题是否被发现
- 日期、金额和状态异常是否进入检查结果
PART 03 / 第二步
让 AI 提规则，不替你拍板
手机号去空格、日期统一格式属于标准化；重复客户保留哪条、异常金额怎样处理涉及业务含义。能自动处理的自动处理，需要判断的先交给人。
| 分类 | 适合放什么 | 处理原则 |
|---|---|---|
| A｜可安全标准化 | 去空格、去横杠、统一日期与常见地区写法 | 规则明确后可批量执行 |
| B｜需要人工确认 | 重复编号、手机号冲突、负数、异常大值、多负责人 | 先列实际示例，等人决定 |
| C｜缺少依据 | 缺失负责人、缺失金额、无法判断的渠道或状态 | 保留原值或空值，标记待确认 |
可复制提示词 02
生成清洗规则，不执行
基于刚才的数据质量检查结果，请先为这份 CRM 客户数据提出一份“清洗规则建议”。现在仍然不要修改原文件。 请把问题分成三类： A. 可以较安全自动标准化的问题，例如去除手机号中的空格、横杠和 +86，统一日期格式，去除无意义空格，将明显属于同一城市的常见写法统一。 B. 必须由我确认后才能处理的问题，例如重复客户编号应该保留哪一条，同一手机号对应多个客户编号，已成交但金额为 0，金额为负数或异常大值，日期存在逻辑冲突，一个负责人字段里出现多个人。 C. 缺少依据、暂时不能自动处理的问题，例如缺失负责人、缺失金额、无法判断的来源渠道或异常状态。 请输出一张清洗规则表，至少包含：问题类型、你发现的实际示例、建议处理方式、是否需要人工确认、处理后的目标格式。 对所有需要人工判断的项目标记为“待确认”。不要实际修改 Excel。输出规则以后停止，等我确认。
PART 04 / 第三步
确认规则后，生成新的清洗结果
手机号、地区、日期、阶段、负责人和金额各自使用明确规则。重复编号和手机号冲突不自动删除，统一进入单独工作表等待人工确认。
统一为 11 位纯数字
去除空格、横杠与 +86；位数错误或含字母时不猜，标记异常。
统一为 YYYY-MM-DD
不存在的日期和联系日期早于注册日期，保留并标记异常。
统一为人民币元
8.5万和 ¥120,000 可转换；负数、异常大值和成交金额为 0 进入异常检查。
可复制提示词 03
正式执行清洗
现在按照以下已经确认的规则清洗这份数据。 【文件安全】 1. 不要修改或覆盖原始文件； 2. 原始文件必须保持不变； 3. 生成新文件《CRM客户数据_清洗结果.xlsx》。 【手机号】 去除空格、横杠和 +86，统一为 11 位纯数字；无法整理为合法 11 位数字时标记“手机号异常”；缺失保持空值并标记“待补充”。 【地区】 去除无意义空格和符号；将北京市/北京统一为北京、上海市/上海统一为上海，广东广州/广州市统一为广州，广东深圳/深圳市统一为深圳，浙江杭州/杭州市统一为杭州，江苏南京/南京市统一为南京，四川成都/成都市统一为成都，湖北武汉/武汉市统一为武汉，江苏苏州/苏州市统一为苏州，陕西西安/西安市统一为西安；无法判断时不要猜测。 【日期】 注册日期和最近联系日期统一为 YYYY-MM-DD；无法识别或不存在的日期标记“日期异常”；最近联系日期早于注册日期时标记“日期逻辑异常”；缺失日期保持为空。 【客户阶段】 统一为：潜在客户、意向、高意向、跟进中、已成交、流失。成交/赢单归为已成交，跟进/沟通中归为跟进中，潜客归为潜在客户，未成交/关闭归为流失；无法明确归类时标记“状态待确认”。 【负责人】 去掉姓名内部或前后的无意义空格；明确的部门后缀可以单独记录，但不要改变姓名；缺失保持为空；同一字段出现两个或更多负责人时标记“负责人待确认”。 【预计成交金额】 统一为人民币数字，单位为元；8.5万转为 85000，¥120,000 转为 120000；“待确认”或空值保持为空；负数、异常大值、已成交但金额为 0 时标记金额异常。 【重复与冲突】 不要自动删除重复客户编号。把重复编号对应行、关键字段差异和建议整理到“重复与冲突检查”工作表；同一手机号对应不同客户编号时也放入该表，等待人工确认。 【输出】 新文件至少包含三个工作表：《清洗后客户数据》《重复与冲突检查》《异常与待确认》。 《异常与待确认》记录原始行号、客户编号、异常字段、原始值、异常原因和建议人工处理方式。 完成后回报原始数据行数、清洗后数据行数、自动标准化项数、仍需人工确认项数和新文件保存路径。
PART 05 / 第四步
自己验收，出错只改局部
看到“已经完成”以后，抽查手机号、日期、阶段、金额、行数和原文件。若只有一条规则失败，就定位字段与行号，不要重新清洗整张表。
可复制提示词 04
清洗结果验收
请对刚才生成的《CRM客户数据_清洗结果.xlsx》进行一次验收检查。不要继续修改文件，先只检查。 请逐项确认： 1. 原始文件是否保持不变； 2. 原始数据是否仍为 100 行； 3. 清洗后的客户数据是否存在未经说明的行数减少； 4. 手机号标准化规则是否正确执行； 5. 是否仍存在明显的手机号格式混乱； 6. 地区是否完成标准化； 7. 日期是否统一为 YYYY-MM-DD； 8. 不合法日期和日期逻辑异常是否被单独标记； 9. 客户阶段是否已经统一； 10. 异常或无法判断的阶段是否没有被强行修改； 11. 负责人是否完成基础格式整理； 12. 多负责人和负责人缺失是否进入待确认； 13. 金额是否统一为人民币元； 14. 文本金额是否正确转换； 15. 负数、异常大值、成交金额为 0 等情况是否进入异常检查； 16. 重复客户编号和重复手机号是否没有被擅自删除； 17. 所有未确认问题是否能在《异常与待确认》或《重复与冲突检查》中找到。 最后输出《验收通过项》《验收失败项》《仍需人工确认项》。如果发现问题，现在不要整份重新清洗，只告诉我具体哪一项没有通过。
可复制提示词 05
局部修复模板
刚才的结果大部分已经确认正确，现在只修复下面这个问题： 【这里填写具体问题】 请先定位问题产生在哪个字段、哪几行或哪一步规则。只修改与这个问题直接相关的内容，已经验收通过的字段和工作表不要重新处理。 修复后请回报： 1. 修改了哪些行； 2. 修改前是什么； 3. 修改后是什么； 4. 使用了哪条规则； 5. 其他已经确认的内容是否保持不变。
人工抽查重点
- 带横杠、空格和 +86 的手机号处理正确
- 不存在的日期没有被擅自修成某一天
- 成交、赢单等同义状态归一正确
- 文本金额转换正确，异常金额仍被保留
- 100 条原始记录没有无说明减少
- 重复编号和手机号冲突进入单独工作表
PART 06 / 第五步
把 Excel 和其他办公文档一起整理
真实工作里，数字可能在 Excel，决定在会议记录，规则在 PDF 或 Word。先给每份材料划定用途，再生成简报，避免把一句猜测写成正式原因。
Excel / CSV
优先提供业务数字、计算结果和数据异常。
会议记录
提供已经确认的决定、行动项、负责人和截止时间。
PDF / Word
提供政策规则、正式口径和背景说明。
最终简报
每个数字、决定和规则都标明来源，推测单独列出。
可复制提示词 06
多文件材料盘点
请检查我当前提供的所有办公材料。现在先不要写最终报告，第一步只建立“材料清单”。 请对每一个文件回报： 1. 文件名； 2. 文件类型； 3. 是否可以正常读取； 4. 主要内容； 5. 日期范围； 6. 它适合为最终报告提供哪类信息； 7. 哪些信息不应该从这个文件中推断。 请按照以下原则区分来源： - Excel / CSV：优先作为业务数字和计算数据来源； - 会议记录：优先作为会议决定、行动项、负责人和截止时间的来源； - PDF / Word 政策或说明文件：优先作为规则、背景和正式口径来源； - 无法从材料直接证明的因果关系，不得写成事实。 请先输出材料清单并停止。等我确认材料范围以后，再生成最终报告。
可复制提示词 07
生成多文件业务简报
现在基于已经确认的材料，生成一份《客户业务跟进简报.docx》。 【事实边界】 1. 不要编造原始材料中不存在的数据； 2. Excel 中的数字必须保留统计范围、单位和来源； 3. 会议中的个人建议不能写成已经确定的决定； 4. 没有证据支持的原因只能标记为“待验证推测”； 5. 负责人、截止时间、金额等缺失信息统一标记“待确认”； 6. 不要修改或覆盖任何原始材料。 【报告结构】 一、本期核心数据 二、客户数据异常与风险 三、重点客户和跟进情况 四、会议已确认决定 五、下一步行动项 六、待验证推测 七、待确认事项 八、数据与资料来源说明 【来源要求】 每个关键数字注明来自哪个 Excel 和对应工作表；每个会议决定注明来自哪份会议记录；政策规则注明来自哪份 Word 或 PDF。无法定位来源时，不要写成正式结论。 【输出】 生成《客户业务跟进简报.docx》。完成后回报文件路径，并额外列出 3 个最重要的业务发现、所有待确认事项和所有待验证推测。
PART 07 / 流程复用
流程稳定以后，再封装成 Skill
同一套 CRM 清洗和周报流程每周重复时，先确认输入位置、清洗规则、输出结构和验收项目已经稳定，再把固定步骤整理成 Skill。
- 01
先连续跑通
用不同批次的模拟数据重复执行，确认规则不是只对这一张表有效。
- 02
提取固定规则
写清输入材料、字段口径、异常处理、输出结构和验收项目。
- 03
封装为 Skill
让 WorkBuddy 把稳定步骤整理成可复用能力，不把本期日期和内容写死。
- 04
换一批数据复测
使用下一期模拟材料再次运行，确认新文件名、数据范围和结果都正确。
拿一份不敏感的表格，完整跑一次
- 先做数据体检，不直接清洗
- 把问题分为自动标准化、人工确认和暂不处理
- 规则确认后生成新文件
- 抽查结果，失败时只修局部
- 多文件任务先建立材料清单和来源边界